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    企业信息化    
  协同为海尔赋能(2017-09)  
企业管理杂志 发布时间:17-12-28        
   
协同不仅帮助海尔“人单合一”的管理思想落地,并且让很多类似的项目型管理企业可以实现人与人协同信息的全流程管理,能不仅实现个人效能最大化,同时实现组织效能最大化。
 
文/徐建国  刘古权  徐爱民
关键词:项目管理  协同管理  协同平台  协同价值  海尔  人单合一
     海尔创造了“人单合一”等诸多优秀的企业经营模式,这些模式的一个共性就是组织成员之间、内部组织与外部组织之间的高效协同。本文以海尔集团某事业部(简称T事业部)为例,通过其客单工程项目管理平台(简称PS)的协同机制构造过程,研究高效协同到底如何产生,协同机制又是如何对组织进行赋能的。
     
一、案例背景
     海尔集团已从传统家电产品制造企业转型为开放的创业平台。在互联网时代,致力于转型为真正的互联网企业,打造以社群经济为中心,以用户价值交互为基础、以诚信为核心竞争力的后电商时代共创共赢生态圈,成为物联网时代的引领者。
     海尔几十年的探索发展,形成了自己的企业管理思想方法,创立了先进的管理理念和管理模式,建立了完善的管理制度体系。海尔提出的“人单合一”模式,让每个人都成为自己的CEO,把员工从传统的科层制中解放出来,组成一个一个直面市场和用户的小微企业。这些小微企业把全球资源组合起来,对产品进行不断迭代升级,自发现市场需求,自演进达到目标。有自己的用户并不是目的,最终目的是要为用户创造颠覆性的产品,因而吸引了世界著名商学院、管理专家争相跟踪研究。
     T事业部主要负责海尔集团于2006年巨资投产的项目,集产品开发、生产、销售、贸易于一体。主要产品有三大系列70多种产品,产品行销遍布全国各地。T事业部的客单工程项目管理平台需求划分为八大过程阶段:项目立项、项目设计、项目招标、项目施工前、项目施工、项目验收、项目交付、项目维保,以及系统、业务描述、涉及岗位、角色操作内容、测试目标、期望结果六大领域。需求说明具体见下页表。
     目前,已经实施了海尔国内SAP(简称GVS)系统、工程系统、MDM(Master Data Management,主数据管理)、IDS(Identity Manager System身份认证管理系统),要求PS与GVS、工程系统、MDM、IDS等现行系统集成,在工程系统中录入客单工程项目信息,由工程系统推送到PS,触发项目立项流程,再经过项目设计、项目招标、项目施工前、项目施工、项目验收、项目交付、项目维保等一系列流程,完成客单工程项目全生命周期管理,目标是实现客单工程项目全生命周期内各业务过程的协同与管理,实现项目在线并联交互、可追溯,以提高项目管理效率,并保证项目按期保质交付、降低成本、提高用户满意度。
 
二、协同为海尔赋能的过程
     结合海尔集团T事业部的需求,北京致远互联软件股份有限公司(简称致远互联)设计开发了客单工程项目的协同管理平台,给出了基于现有的GVS系统、工程系统、MDM、IDS等系统的PS设计模型,如图1所示。该模型依据T事业部的客单工程项目管理的特点,将平台系统的功能设计为项目过程全流程管理、工程节点管理、项目文档管理、项目权限及人员管理、项目变更管理等功能;同时,集成GVS的采购和销售流程、PS项目创建、项目工作任务分解、PS项目进度管理等功能,以及工程系统的项目漏斗、项目售前状态管理、项目验收状态管理;MDM的经销商主数据管理;IDS人员信息管理。
     PS平台系统是一个复杂系统平台,该平台既要与现行系统无缝集成,实现PS与现行系统的实时交互,又要依据“人单合一”管理模式的要求,实现客单工程项目管理过程中各个环节和过程的协同。
     管理变革在这个复杂的系统工程中,必须回答以下几个问题:
     (1)流程的执行需要制度保障,如何保证制度被正确执行?
     (2)流程受时间和空间的限制,如何让流程突破时空限制?
     (3)执行流程管理者和被管理者之间存在管控矛盾,那么如何实现管理者与被管理者的效用平衡最大化?
     PS平台系统设计的两个原则:一是以流程管理为核心,覆盖项目生命周期(PLC)全过程,贯通各类事务型工作,满足财务业务一体化管理,并且能与企业经营管理其他职能、业务板块横纵互通;二是“人”的高效沟通,有力地支撑项目计划、组织、指挥、协调、控制。协同管理思想主要表现在以下几个方面:
  1.协同为企业战略带来执行力。该平台充当了领导与员工之间工作沟通交流的纽带,可以让组织战略不再只是老板脑中的空中楼阁,而演化为所有员工天天在做的分内之事。
  2.制度和流程保证管理落地。执行力的落地需要规范的制度和流程设计来实现,该平台将组织中的业务规范形成标准数据,并按照设计的流程进行图形化的流转和审批,让规范和制度成为员工日常工作的习惯,让习惯成为自然,帮助员工高效地融入工作和集体,帮助企业实现管理落地。
  3.完善组织体系提升执行力。组织的结构和流程越来越复杂多变,需要信息系统来支撑组织的模型,适应多变的环境和碎片化的时间管理。该平台基于古典组织模型理论和协同工作的无缝融合,强调弹性的团队结构、明确的目标任务、群体文化建设、团队协作模型。
  4.快乐贯穿于工作和生活。很多时候,工作是我们谋生和实现社会价值的基本手段,生活也无法与工作隔绝开来。无论是在办公室加班,还是在家里工作,都是工作和生活不可分割的典型体现。
 
 
三、协同的价值
     协同给海尔T事业部带来的具体价值有以下几个方面:
  1.提高办公效率:协同审批,打破时空对流程执行的限制,提高了审批速度(见图2),简化了人工操作、提高了操作效率,方便了信息沟通、提高了沟通效率;
  2.降低行政成本:节约纸张费用、差旅费、通讯费用、传真和邮寄的费用;节约用车成本;降低办公设备和办公用品成本;节约文档管理费用;提高信息的获取速度。
  3.提升管理执行力:信息化、标准化、规范化办公流程,提高了管理透明度;实时协同审批,提高了审批效率、决策反应速度和决策能力。
  4.满足组织的决策层、分支机构、执行层、员工层、外联层等各个层次的应用需求。比如在由各级代理商、客户、合作伙伴等组成的外联层,通过PS可以做到:查询组织对外发布的产品、市场信息、及时反馈产品、市场、客户的需求信息、填写订货单、售后服务卡和维护单,传给他们所在的组织、享受组织提供的网络服务、直接与组织的关联人员进行在线沟通与咨询等等。
     综合来看,协同管理平台给T事业部带来的直接经济效果可以量化为以下几点:
● 人均事务处理效率提高>15%
● 团队组织沟通效率提高>30%
● 组织学习能力提高>20%
● 减少人力资源扩张>8%
● 团队计划控制能力提高>20%
● 办公及通讯、差旅费节约>15%
 
四、案例研究结论
     协同不仅帮助海尔“人单合一”的管理思想落地,并且可以让很多类似的项目型管理企业实现人与人协同信息的全流程管理,实现个人效能最大化,同时实现组织效能最大化,主要体现在以下六个方面:
  1.协同管理思想是企业管理的新范式,协同管理思想规定了任何一个管理过程必须具备的基本条件和要求:(1)清晰的目标、简单的工作过程:目标明确,任务清晰,执行规则流畅;(2)默契的团队配合、相互认可:规范的工作流程,灵活的处理,及时的反馈和评价;(3) 融洽、不孤立的工作氛围:正能量的团队文化氛围;(4)满意的个人成长与自我积累:不断积累的经验和知识,变得更自信;(5)顺利的实现工作目标,是实现快乐的重要途径:结果是达标的,过程是难忘的。
  2.协同让员工参与管理。协同让员工有机会参与管理,加剧企业内部竞争,推动企业管理向有序化演进。员工一旦参与管理、参与竞争,必将激发员工工作的积极性、主动性、创造性,以及责任感和使命感,减少工作争执和阻碍,劳动效率就会提高。
  3.协同赋予流程时间和空间的自组织性。对于工程项目来说,由于执行环境的多样性、不确定性,执行过程中涉及到的各环节关系的复杂性,要实现项目目标,协同要贯穿项目生命周期的全过程。
  4.赋予项目管理协同思想,实现项目过程动态管理,实时控制。协同贯穿于项目管理的全过程,由于工程项目的实施是分阶段实行的,项目各阶段的参与者也不同,项目经理应实时、适时、准确地监督和控制项目的进展状态,对项目不同时期及各层面工作出现的问题,进行有效的管理和控制,提高项目运行的效率。
  5.知识学习与知识管理是项目管理的智慧。为全体项目参与人员建立成长日志,统计分析每个人的工作记录和状态;建立个人业务学习图谱,以提高业务素质以及协同工作能力。
  6.协同管理和控制机制是项目管理的保障。对角色、职责、任务分解要明确、具体的界定和分析,对任务分解首先分清其性质、类型、主次等要素,然后再设置其合适的、合理的过程阶段和执行序列。
     海尔“人单合一”的管理不仅是创新的管理模式,也是可以掌握的管理方法与赋能工具。■
作者单位
徐建国 山东科技大学计算机科学与工程学院
刘古权 致远协同研究院
徐爱民 青岛新缤纷文化传媒有限公司
 
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